Jak planować zadania – w 4 krokach
Nadchodzi poniedziałek a Ty czujesz się zestresowana, ponieważ w ogóle nie jesteś na to gotowa? Dni mijają a pod koniec tygodnia czujesz się sfrustrowana na myśl o obowiązkach, które znowu odłożyłaś “na potem”? A gdyby tak spróbować inaczej? Dzisiaj pokażę Ci jak prosto i skutecznie, krok po kroku, zaplanować zadania tak aby wykorzystać nadchodzący dzień i tydzień były bardziej produktywne.
Jak planować zadania?
Jeśli dopiero zaczynasz planować zadań, zachęcam Cię do analizy swoich celów. W końcu planujemy nie tylko po to, żeby móc odhaczać potem kolejne punkty listy, ale po to, żeby kroki te przybliżały nas do osiągnięcia tych wymarzonych celów. I wcale nie muszą to być duże, ambitne projekty. Mogą to być zwykłe, codzienne zadania, które sprawią nam satysfakcję. Najważniejsze, aby Twoje cele pasowały do Ciebie.
Najprostszym narzędziem do planowania jest lista zadań. Praca z taką listą polega na wypisaniu wszystkich zadań, które chcesz wykonać danego dnia. Następnie możesz odhaczać po kolei punkty, które uda Ci się wykonać. Daje to poczucie satysfakcji z ukończonych zadań i motywuje do działania. Na liście warto wyróżnić najważniejsze zadania np. używając kolorowych zakreślaczy czy długopisów lub naklejek do planowania.
Wskazówka: Lubię do planowania korzystać z gotowej listy zadań, która nie tylko jest funkcjonalna, ale również cieszy oko. Taką listę do druku przygotowałam również dla Ciebie.
Lista zadań sprawdzi się szczególnie w okresie intensywnej pracy, ponieważ jej przygotowanie nie zajmuje dużo czasu i możesz ją mieć zawsze pod ręką. Z listą zaplanujesz dzień, tydzień a nawet miesiąc. Jest to jednak bardzo podstawowe narzędzie i planując zadania, warto spojrzeć na nie z szerszej perspektywy. Dlatego przedstawiam Ci mój sprawdzony sposób planowania i organizacji czasu w 4 krokach.
Planowanie zadań krok po kroku
Krok 1: Przejrzyj swoje większe plany
- Przejrzyj wszelkie roczne cele, które sobie wyznaczyłeś.
- Przejrzyj swoje miesięczne plany
- Zanotuj wszystkie ważne wydarzenia i spotkania, które musisz zaplanować z wyprzedzeniem.
Krok 2: Zrób szczegółową listę
- Zacznij od wypisania zadań cyklicznych, które powtarzają się co tydzień.
- Zrób listę wszystkich zadań, które chcesz lub musisz zrobić w danym tygodniu. Lista ta powinna obejmować nie tylko duże projekty (np. zawodowe) ale również małe (np. obowiązki domowe).
- Pamiętaj, że zadania powinny być konkretne, czyli takie przy których będziesz mogła określić termin i efekt.
- Podziel wszystkie duże zadania i projekty na liście na mniejsze kroki priorytetu na liście spraw.
- Oszacuj, ile czasu będziesz potrzebowała na każde zadanie
Krok 3: Ustal swoje priorytety
- Zastanów się, jakie kroki możesz podjąć, aby chociaż trochę przybliżyć się do osiągnięcia zamierzonych celów
- Przeanalizuj listę i zdecyduj, co absolutnie trzeba zrobić w tym tygodniu i które zadania będą najważniejsze. Oznacz te zadania jako zadania priorytetowe. Nie muszą to być najtrudniejsze czy najbardziej wymagające zadania.
- Nie przekraczaj 6-7 pozycji priorytetowych tygodniowo.
Krok 4: Ustal swój harmonogram na każdy dzień
- Zastanów się, nad którymi priorytetowymi zadaniami będziesz pracować każdego dnia tygodnia. Przypisz każdy priorytet z listy do wyznaczonego dnia.
- Zgrupuj podobne zadania na dany dzień razem, aby twój mózg nie musiał przełączać się między różnymi rodzajami czynności tracąc koncentrację.
- Przejrzyj listę i sprawdź, czy jest coś, co można przenieść na kolejny tydzień, jeśli nie jest to teraz pilne.
- O tym jak planować dzień w domu przeczytasz w tym poście
- Nie zapomnij o odpoczynku!
Uwaga: Bywa, że mimo najlepszych chęci i starań, plany na dany dzień nie wychodzą. Nie bądź dla siebie jednak zbyt surowa. W miarę możliwości staraj się trzymać planu, który sama sobie wyznaczyłaś. Jeśli jednak nagle coś innego stanie się priorytetem i pod koniec dnia okaże się, że niewiele punktów z listy zostało odhaczonych nie zadręczaj się tym. Nasze planowanie i lista zadań powinny nam pomagać, a nie spędzać nam sen z powiek.
Zasada 60:40
Postaraj się nie zapełniać swojego kalendarza zadaniami po brzegi. Nie zawsze jest to możliwe, ale elastyczność w przypadku organizacji czasu jest niezwykle ważna.
Planując zadania warto zastosować, niektórym może już znaną, zasadę 60:40. Podstawą tej zasady jest pozostawianie w swoim planie pewnego buforu czasowego. Nawet jeśli Ty będziesz rzetelna i w 100% wykonasz swój plan, to nawalić może ktoś inny lub po prostu, niezależnie od Ciebie, okoliczności nie będą sprzyjające. Dlatego warto zawsze zachować sobie pewien czasowy margines bezpieczeństwa na wszystkie nieprzewidziane zadania. Zasada 60:40 mówi o tym, iż 60% czasu powinny stanowić zaplanowane czynności a pozostałe 40% to czynności nieoczekiwane i spontaniczne, które nagle przychodzą nam do głowy. Oczywiście liczby te są umowne, a zasadę, tak jak każde narzędzie możesz dostosować do swoich obecnych potrzeb.
Lista zadań do druku
Wiesz już, jak planować zadania
Teraz czas wykorzystać tę wiedzę w praktyce! Poniżej znajdziesz gotową listę zadań do wydrukowania. Lista jest w formacie A5. Możesz ją wydrukować na swojej domowej i korzystać z niego każdego dnia, do czego zachęcam :).
Jak korzystać z Listy zadań do druku
- Pobierz listę zadań do druku korzystając z formularza
- Wydrukuj listę zadań w kolorze lub w czerni i bieli
- Plik przygotowany jest w formacie A5 do druku wysokiej jakości
- Możesz wydrukować go na dowolnym papierze na drukarce domowej
Mam nadzieję, że ten post zainspiruje Cię do stworzenie własnego systemu planowania zadań, dzięki czemu zorganizujesz swój czas a każdy dzień będzie przybliżał Cię do osiągnięcia wymarzonych celów. Podziel się swoimi sposobami na planowanie zadań w komentarzu!