3-podstawowe-zasady-dobrej-organizacji

 

1. Zbieraj wszystkie sprawy i trzymaj je w jednym miejscu

Wszyscy wiemy, że dobra organizacja sprawia, że jesteśmy w stanie zrobić więcej, w krótszym czasie. Większość kursów i książek o planowaniu i zarządzaniu czasem, również zwraca ogromną uwagę na tą korzyść płynącą z dobrej organizacji:

  • Zjedz tę żabę. 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania
  • Zasada 80/20: lepsze efekty mniejszym nakładem sił i środków

Jest jednak coś bardziej istotnego – poczucie spokoju i kontroli. Jeśli jesteśmy dobrze zorganizowani, rzeczy do zrobienia i nieukończone sprawy nie dają nam o sobie znać np. o 23:14, kiedy już przewracamy się z boku na bok leżąc w łóżku. Unikamy uderzeń gorąca i słów “o kurcze” (lub podobnych) wydobywających się z naszych ust, przypominając sobie, że o czymś zapomnieliśmy. Nie czujemy ciśnienia i presji, myśląc o wszystkich rzeczach, które czekają nas jutrzejszego dnia w pracy

Planowanie i organizacja daje nam właśnie to poczucie spokoju. Nie uda Ci się jednak osiągnąć ten stan jeśli wszystkie sprawy, czyli rzeczy, które chcesz zrobić będziesz trzymać w głowie. Ludzki umysł nie jest w stanie ogarnąć wszystkich spraw, małych i dużych, tak abyś zawsze o nich pamiętała. Czy np. dzisiaj pomyślałaś o jakieś rzeczy, którą powinnaś zrobić? Czy ta myśl przeszła Ci przez głowę więcej niż jeden raz? Dlaczego tak się dzieje? Myślenie o czymś, z czym nic nie robisz, nie dość że jest zwykłą stratą energii, to jeszcze wprowadza niepotrzebny niepokój.

Dlatego też zbieraj wszystkie sprawy i trzymaj je w jednym miejscu. Może to być kilka kartek przeznaczonych na ten cel w Twoim planerze, jedna duża kartka, którą masz zawsze ze sobą lub narzędzie online, w którym będziesz zapisywać wszystkie sprawy. Nie ważne jak, ważne że wyrzucisz wszystko ze swojej głowy.

Dobrym miejscem na zbieranie wszystkich spraw, będą np. puste kartki w Twoim planerze.

2. Decyduj od razu co dokładnie należy zrobić z daną sprawą

Będzie Ci trudno zrealizować daną sprawę, jeśli nie określisz co tak naprawdę należy zrobić. Wiele osób ma dziesiątki rzeczy do zrobienia. Wiele z tych rzeczy nie zostaje zrobiona, nie dlatego, że brakuje nam czasu, a dlatego, że do końca nie wiemy jak się za to zabrać.

Masz swoje ulubione buty do naprawy? Określ jaka pierwsza czynność zbliży Cię do realizacji tego celu. W tym wypadku zamiast wpisać na swoją listę “naprawić buty”, zapisz “znaleźć na mapach Google dobrego szewca w pobliżu”.

“Kupić prezent dla taty”? Określ pierwsze działanie, które popchnie Cię w realizacji tej sprawy, np. “Zadzwonić do mamy i podpytać o pomysły”, albo “zrobić burzę mózgów i wypisać pomysły na prezent”.

Gdy masz zaplanowaną, konkretną rzecz, którą możesz wykonać, o wiele łatwiej za nią się zabrać i łatwiej zwalczyć w nas prokrastynację. W końcu możesz jedynie zrealizować działania, a nie ogólnikowe sprawy do zrobienia.

W większości przypadków jest tak, że im bardziej coś zaprząta Twój umysł, tym mniej faktycznie w tej sprawie się dzieje.

David Allen

3. Jeśli coś możesz zrobić w dwie minuty, zrób to TERAZ

Dobra organizacja jest umiejętnością i jak każda umiejętność, wymaga praktykowania, aby stawała się lepsza. Dlatego, też nie istnieje wiele prostych sposobów i “trików”, które od razu sprawią, że będziesz mieć lepszą kontrolę nad swoim czasem i nad tym co masz do zrobienia. Wyjątkiem jest zasada “dwóch minut”, która wprowadzona w życie, od razu daje kolosalne efekty.

Jeżeli masz coś do zrobienia, co zajmie mniej niż dwie minuty – zrób to TERAZ. Czas, który poświęcisz na zaplanowanie i zapisanie takiego zadania, a później na powrót do tego zadania, przypomnienie sobie o co chodziło i tak zajmie Ci więcej niż dwie minuty! Zobaczysz zresztą sama, że przy wielu rzeczach do zrobienia, wystarczy minuta, albo dwie, aby popchnąć sprawę do przodu.

Twoja kolej

Pomyśl o jednej sprawie, która zaprząta Twój umysł. Zapisz ją, określ co dokładnie możesz zrobić, aby popchnąć tę sprawę do przodu. Już wiesz? Zajmie to mniej niż 2 minuty? Zrób to TERAZ!

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (3 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...
Jestem Magda i prowadzę bloga OgarniamSię. Miło mi Cię u nas gościć.

Będzie mi miło jak skomentujesz ten post.