Wszyscy wiemy, że dobra organizacja sprawia, że jesteśmy w stanie zrobić więcej, w krótszym czasie. Większość kursów i książek o planowaniu i zarządzaniu czasem, również zwraca ogromną uwagę na tą korzyść płynącą z dobrej organizacji:
Jest jednak coś bardziej istotnego – poczucie spokoju i kontroli. Jeśli jesteśmy dobrze zorganizowani, rzeczy do zrobienia i nieukończone sprawy nie dają nam o sobie znać np. o 23:14, kiedy już przewracamy się z boku na bok leżąc w łóżku. Unikamy uderzeń gorąca i słów „o kurcze” (lub podobnych) wydobywających się z naszych ust, przypominając sobie, że o czymś zapomnieliśmy. Nie czujemy ciśnienia i presji, myśląc o wszystkich rzeczach, które czekają nas jutrzejszego dnia w pracy
Planowanie i organizacja daje nam właśnie to poczucie spokoju. Nie uda Ci się jednak osiągnąć ten stan jeśli wszystkie sprawy, czyli rzeczy, które chcesz zrobić będziesz trzymać w głowie. Ludzki umysł nie jest w stanie ogarnąć wszystkich spraw, małych i dużych, tak abyś zawsze o nich pamiętała. Czy np. dzisiaj pomyślałaś o jakieś rzeczy, którą powinnaś zrobić? Czy ta myśl przeszła Ci przez głowę więcej niż jeden raz? Dlaczego tak się dzieje? Myślenie o czymś, z czym nic nie robisz, nie dość że jest zwykłą stratą energii, to jeszcze wprowadza niepotrzebny niepokój.
Dlatego też zbieraj wszystkie sprawy i trzymaj je w jednym miejscu. Może to być kilka kartek przeznaczonych na ten cel w Twoim planerze, jedna duża kartka, którą masz zawsze ze sobą lub narzędzie online, w którym będziesz zapisywać wszystkie sprawy. Nie ważne jak, ważne że wyrzucisz wszystko ze swojej głowy.
Będzie Ci trudno zrealizować daną sprawę, jeśli nie określisz co tak naprawdę należy zrobić. Wiele osób ma dziesiątki rzeczy do zrobienia. Wiele z tych rzeczy nie zostaje zrobiona, nie dlatego, że brakuje nam czasu, a dlatego, że do końca nie wiemy jak się za to zabrać.
Masz swoje ulubione buty do naprawy? Określ jaka pierwsza czynność zbliży Cię do realizacji tego celu. W tym wypadku zamiast wpisać na swoją listę “naprawić buty”, zapisz “znaleźć na mapach Google dobrego szewca w pobliżu”.
“Kupić prezent dla taty”? Określ pierwsze działanie, które popchnie Cię w realizacji tej sprawy, np. “Zadzwonić do mamy i podpytać o pomysły”, albo “zrobić burzę mózgów i wypisać pomysły na prezent”.
Gdy masz zaplanowaną, konkretną rzecz, którą możesz wykonać, o wiele łatwiej za nią się zabrać i łatwiej zwalczyć w nas prokrastynację. W końcu możesz jedynie zrealizować działania, a nie ogólnikowe sprawy do zrobienia.
W większości przypadków jest tak, że im bardziej coś zaprząta Twój umysł, tym mniej faktycznie w tej sprawie się dzieje.
Dobra organizacja jest umiejętnością i jak każda umiejętność, wymaga praktykowania, aby stawała się lepsza. Dlatego, też nie istnieje wiele prostych sposobów i “trików”, które od razu sprawią, że będziesz mieć lepszą kontrolę nad swoim czasem i nad tym co masz do zrobienia. Wyjątkiem jest zasada “dwóch minut”, która wprowadzona w życie, od razu daje kolosalne efekty.
Jeżeli masz coś do zrobienia, co zajmie mniej niż dwie minuty – zrób to TERAZ. Czas, który poświęcisz na zaplanowanie i zapisanie takiego zadania, a później na powrót do tego zadania, przypomnienie sobie o co chodziło i tak zajmie Ci więcej niż dwie minuty! Zobaczysz zresztą sama, że przy wielu rzeczach do zrobienia, wystarczy minuta, albo dwie, aby popchnąć sprawę do przodu.
Pomyśl o jednej sprawie, która zaprząta Twój umysł. Zapisz ją, określ co dokładnie możesz zrobić, aby popchnąć tę sprawę do przodu. Już wiesz? Zajmie to mniej niż 2 minuty? Zrób to TERAZ!